POS là gì? Dùng để làm gì?

POS là gì

POS là gì? Dùng để làm gì? Áp dụng như thế nào? Là thắc mắc mà nhiều người muốn được giải đáp. Hãy cùng đọc bài viết để tìm kiếm câu trả lời khái quát nhất.

POS là viết tắt của từ gì?

POS là gì
POS là gì?

POS là thuật ngữ viết tắt của Point Of Sales. Hiểu nôm nay thuật ngữ này dùng để chỉ các điểm phân phối hàng hoá (điểm bán lẻ) được một cá nhân hay doanh nghiệp tổ chức, ví dụ: cửa hàng tạp hoá, chuổi cửa hàng thời trang, cửa hàng trưng bày và mua sắm…

Mỗi POS luôn có một hệ thống hoặc công cụ ghi nhận lại các giao dịch nhằm phản ánh lượng tiền mặt và hàng hoá ra vào trong một khoảng thời gian nhất định như sổ tay, tập tin Excel hoặc cao cấp hơn là các loại máy tính tiền, phần mềm theo dõi bán hàng (phần mềm POS).

Việc trang bị phần mềm POS có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý doanh nghiệp. Nhất là các vất đề liên quan đến  hàng hoá, tiền mặt,… POS giúp hạn chế thất thoát hàng hóa, đáp ứng nhu cầu mua sắm và thanh toán của khách hàng một cách nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Các loại POS được sử dụng phổ biến ở Việt Nam

Hiện nay ở nước ta người ta đã sử dụng nhiều loại POS phục vụ công việc, trong đó các loại POS chính có thể kể qua như:

Máy tính tiền (Electronic Cash Register)

Máy tính tiền (Electronic Cash Register) là thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu khi bán hàng. Loại POS này có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng, và ngăn kéo đựng tiền…

Máy có một số ưu điểm nổi bật là:

  • Đơn giản, dễ sử dụng
  • Không bị virus
  • Dùng phổ biến trong siêu thị, shop, nhà hàng, khách sạn, karaoke…
  • Dùng cho nhu cầu đơn giản: in hóa đơn, thanh toán tiền…

Nhược điểm cầu lưu ý:

  • Nặng, khó di chuyển
  • Không cung cấp các báo cáo bán hàng như tồn kho, công nợ, v.v.
  • Không thể quản lý kinh doanh trực tuyến
  • Giá thành tương đối cao (khoảng hơn 10 triệu đồng), rất ít nơi có điều kiện trang bị
    Máy tính tiền (Electronic Cash Register)
    Máy tính tiền (Electronic Cash Register)

Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline)

Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline) rất phát triển trong những khoảng vài năm trở lại đây. Loại POS này phát triển theo nhu cầu của người sử dụng. Người dùng sẽ phải mua hoặc đặt hàng 1 gói phần mềm được cung cấp sẵn và tiến hành cài đặt trên máy tính.

Máy có một số ưu điểm nổi bật là:

  • Chỉ cần cài đặt vào máy tính là có thể sử dụng
  • Được thiết kế đa dạng cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
  • Xây dựng nhiều tính năng hấp dẫn: phân loại thành viên, báo cáo chi tiết v.v.
  • Phân quyền quản trị cho từng nhóm người dùng
  • Cung cấp báo cáo đa dạng và chi tiết hơn so với Máy tính tiền
  • Giá thành không quá cao, nhiều nơi có thể mua và trang bị

Nhược điểm:

  • Dữ liệu lưu trữ trực tiếp trên máy tính nên có thể bị mất dữ liệu khi máy tính bị nhiễm virus hoặc cháy nổ
  • Hoạt động trong thời gian dài sẽ khiến hệ thống xử lý chậm lại
  • Đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ vi tính nhất định
  • Cài đặt cố định trên máy nên không thể đáp ứng ngay nhu cầu xem thông tin tức thời
  • Nhiều tính năng dư thừa đối với người dùng.

Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web (Web-based POS)

Điện toán đám may là ứng dụng được sử dụng rộng rãi hiện nay. Mới xuất hiện nhưng, Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web (Web-based POS) đã thể hiện được ưu thế vượt trội và được coi như sự cải tiến và bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ nở rộ trong giai đoạn hiện nay. Tại thị trường nước ngoài, web-based POS đã trở nên phổ biến để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến. Bây giờ và trong tương lai, đây chắc chắn sẽ là một phần mềm giúp ích rất nhiều cho con người.

Ưu điểm:

  • Đơn giản, dễ sử dụng cả với những người không thành thạo với máy tính
  • Không cần cài đặt cố định trên 1 máy tính, chỉ sử dụng trình duyệt web (Chrome, Fire Fox, Safari, Internet Explorer, v.v.)
  • Dễ dàng quản lý, truy xuất dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu, vào bất kỳ lúc nào với máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.
  • Nhiều tính năng được phát triển để phù hợp với đa số doanh nghiệp; xuất các loại báo cáo cụ thể, tùy yêu cầu người dùng.
  • Dữ liệu được đầu tư về bảo mật và mã hóa theo tiêu chuẩn cao nhất.
  • Các giao dịch kinh doanh được cập nhật tức thời trên server, giúp chủ doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ hơn.
  • Giá thành thấp, phù hợp túi tiền của các cửa hàng bán lẻ, shop online, đại lý phân phối,…
  • Không bị virus

Nhược điểm:

  • Cần phải kết nối Internet
  • Việc thanh toán phí hàng tháng còn mới mẻ, chưa được nhiều người áp dụng và hiểu về nó

Hệ thống POS ERP (Enterprise Resource Planning)

Hệ thống POS ERP (Enterprise Resource Planning) cũng ra đời sau nhưng cũng có nhiều ưu điểm nổi trội. Phần mềm này giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp, kiểm soát các nguồn lực hiện có, lên kế hoạch phát triển kinh doanh.

Ưu điểm:

  • Được thiết kế riêng biệt, phù hợp với các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp
  • Có tính tích hợp chặt chẽ, đảm bảo đồng nhất thông tin giữa các phòng ban trong công ty
  • Hỗ trợ tốt cho việc quản lý tồn kho, quản trị nhận sự, quản lý tồn kho.

Nhược điểm:

  • Chi phí cho việc thiết kế và vận hành hệ thống rất cao, chỉ hợp với các doanh nghiệp lớn.
  • Cần có 1 đôi ngũ kỹ thuật riêng cho việc bảo trì

Chi phí triển khai từng loại POS và các thiết bị đi kèm

Máy tính tiền (Electronic Cash Register): chi phí trung bình khoảng 30 triệu đồng, dùng để đầu tư cho các loại máy chính như máy tính tiền (10 – 15 triệu), máy đọc mã vạch ( 2 – 5 triệu), máy in hóa đơn ( khoảng 5 triệu), két tiền ( khoảng 2 triệu) và các thiết bị phụ khác.

 Phần mềm POS cài đặt trên máy tính: cần khoảng 4 triệu đồng để mua phần mềm cài đặt cho 1 máy chủ. Ngoài ra còn các chi phí để lắp đặt máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch….Vậy doanh nghiệp cần khoảng 15 triệu đồng để ứng dụng phần mềm POS cài đặt trên máy tính.

Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web: có nhiều gói chi phí khác nhau, thay đổi linh hoạt theo nhu cầu người dùng nhưng nhìn chung mỗi tháng chi phí tiêu hao thấp, chỉ khoảng vài trăm ngàn đồng. Tuy nhiên, người dùng phải tốn thêm 1 khoản chi phí cho Internet hàng tháng, cùng chi phí lắp đặt máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch hỗ trợ cho việc bán hàng.

Nên lựa chọn loại POS nào?

Các loại POS trên thể hiện được ưu nhược điểm riêng, vì vậy tùy theo nhu cầu, quy mô mà bạn nên lựa chọn sản phẩm cho phù hợp với doanh nghiệp, cửa hàng… của mình.

POS Offline phù hợp với người dùng quan tâm tới nhu cầu bảo mật, muốn tự quản lý và bảo quản thông tin. Người mong muốn sự lịch sự, sang trọng giống như 1 trung tâm mua sắm thì máy tính tiền là một lựa chọn khá phù hợp. Nếu là người kinh doanh năng động, bắt kịp xu thế internet hiện nay, có thể bạn sẽ chọn loại hình web-based POS.

POS Offline
POS Offline

Hy vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn đọc hiểu POS là gì và những loại POS phổ biến hiện nay. Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ việc tìm hiểu và nắm bắt xu hướng mới, phần mềm mới luôn cần thiết.

Chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *